Üç Mevsim: Startup MockUp

Başlamadan önce küçük bir açıklama:Bu yazı bir koordinatörün gözünden iyisiyle kötüsüyle bir etkinlik organizasyon sürecini bütün çıplaklığıyla anlatmaktadır. Kemerlerinizi bağlayın, hazırsanız 6 aylık aksiyonu bol bir yolculuğa çıkıyoruz :)

2018 Eylül ayında Girişimcilik Kulübü’ne katılmam ile beraber kendimi hep elimizdekilerin daha iyisini yapabileceğimize inandırdım ve bu yönde çalışmaya başladım. İlk olarak yetkinliklerim ve tecrübem doğrultusunda kulübü ileriye taşıyacak bir işin altına elimi sokmak ile başladım ve etkinlik koordinatörlüğü görevini üstlendim. Startup MockUp’ın fikri ilk aklımıza düştüğünde 21 Ekim 2018 de kulüp üyelerimiz ile birlikte başka bir girişimcilik etkinliğinden çıkmıştık. Takım dağıldıktan sonra kulüp başkanımız ile bir kahve sohbetinde kulübe farklı bir etkinlik katmamız gerektiğini düşündüğümüz sırada Startup MockUp doğdu. Startup MockUp girişimlerin fikirlerin yarıştığı çekişmeli bir yarışma ve Yıldız Teknik Üniversitesi Orta Bahçe alanına baharı getirecek cıvıl cıvıl bir girişimcilik festivali olacaktı. Önümüzde Nisan 2019'a kadar yapılması gereken uzun bir To Do listesi vardı. Etkinlik için organizasyon takımının oluşturulması, gerekli işbirliklerinin sağlanması, doğru iletişim kanallarının ve stratejisinin belirlenmesi bunlardan sadece birkaçıydı. Önümüzde uzun gözüktüğü kadar kısa ve öğretisi bol bir süreç vardı. Bu öğretilere gelmeden önce altı ayı kısaca özetleyecek olursam bol bol toplantı, bitmeyen telefon görüşmeleri ve mail trafikleri, sürekli geliştirmek için yapılan araştırmalar, Yıldız Teknik için bitmeyen izin ve imza koşuşturmaları, bazen heyecandan bazen stresten kaçan uykular ve son ay sürekli hava durumu kontrolleri diyebilirim. Ama bu sürecin sonunda 26 Nisan akşamı takımımın yüzündeki mutluluk, etkinlik hakkında yapılan güzel yorumlar hepsine bedeldi.

Startup MockUp’ın koordinatörü olmak bana öğrencilik hayatımda inanılmaz deneyimler yaşama fırsatı sundu. Haydi gelin onları inceleyelim:

1. Kriz Yönetimi: Krizler, krizler… Bu süreçte bir sabah uyandığınızda mail kutunuzda etkinlik ismini değiştirmezseniz dava edileceğinize dair hoş olmayan bir mesajla karşılaşabilir, uzlaşmak için görüşme talep ettiğinizde tehdit edilebilirsiniz. Veya etkinlik tarihine 2 hafta kala okul yönetiminizin dikkatsizliği ile aynı günde aynı konumda üç etkinlik için izin verildiğini öğrenebilirsiniz. Sakin olun siz etkinlik koordinatörüsünüz, bu süreci en uzlaşmacı şekilde ve takıma motivasyon düşürücü bir etken olarak yansıtmadan çözmelisiniz. Üzülmeyin veya telaşa kapılmayın çünkü dönüp sonuca baktığınızda sizi en çok geliştirenlerin yaşadığınız büyük küçük krizler olduğunu ve onların üstesinden gelebilecek kadar güçlü olduğunuzu görüyorsunuz.
2. Organizasyon Becerisi: Bütünüyle bir organizasyonu sırtlanmak, bütün detaylarını düşünmek size ilerisi için inanılmaz bir planlama kabiliyeti bırakıyor, profesyonel hayattan önce öğrenci kulüpleri gibi düşünce kalkmanız için fırsat bulabileceğiniz yerler de böyle sorumluluklar almak geleceğiniz için çok güzel bir yatırım. Organizasyon öncesi aylarda her detayı düşünemeyebilir (Biz açık havada yapacağımız etkinlik için ses sistemi ihtiyacımız olduğunu son 13 günde fark etmiştik, ama bundan sonra hiç unutmayacağımız bir tecrübe oldu :)) veya düşündüğünüz detayları unutabilirsiniz. Bunun için süreci excel üstünde listelemek ve to do’lar doğrultusunda ilerlemek işinizi kolaylaştıracaktır.
3. Takım yönetimi: Sanırım en duygusal ve güzel olduğu gibi bir o kadar da zor olan kısımdı. Geçtiğimiz ay katıldığım Kolektif Up etkinliğinde Barbaros Özbugutu’nun “Motivasyonunuz düştüğünde sizi sabah yataktan kaldıran şey neydi ?” sorusuna verdiği “Bizim 6 yıl önce iki kişi kurduğumuz hayalin etrafında şu anda 150 kişinin bir adım daha ileriye götürmek için çalışması” cevabı gibi benimde Startup MockUp sürecinde yorulduğum da pes etmememi sağlayan 43 kişilik Startup MockUp takımının etkinliğe olan inancı ve hevesiydi. (Startup MockUp’ın kahramanları canım ekip size ne kadar teşekkür etsem az.) Takım yönetimi, görev dağılımı, takımın ve kendimin motivasyonunu canlı tutma, insanlara bir şekilde ilham olma, düzenlediğimiz toplantılar ve dahası bu süreçte benim liderliğimi oldukça geliştirdi.
4. Marka iletişimi: İlk defa gerçekleşecek ve sponsorluğun önemli bir kaynak olduğu bir süreci yönetirken yapılması gereken en önemli şey iyi bir içeriğin yanında güçlü bir marka iletişimidir. Bu aynı zamanda gelecek dönemlerde tekrarlanacak etkinliğin bilinirliğinin artması ve finansal süreçlerinin kolaylaşması için de büyük katkı sağlar. Kulübümüzün geçmiş etkinliklerinin bilinirliği olmadığı için bu bizi zorlayan süreçlerden birisiydi, ancak önümüzdeki sene için iyi bir yatırım ile sonuçlandı.
5. Bütçe yönetimi: Büyük bütçeleri olan köklü öğrenci kulüplerinin yanında Girişimcilik Kulübü çok şanslı değildi. 4 yıllık bir kulüp olmasının, markalaşmış bir etkinliğinin olmamasının da bütçe bulma noktasında kulübü zorlayan noktalar olduğunu söyleyebilirim. Böyle olunca etkinliği güzelleştirmek için yapmak istediğiniz her harcamadan önce kısıtlı bütçenizi göz önüne alarak iki kere düşünmeniz, bazen 14 yerden fiyat almanız ve mümkünse barter usulü sponsorluk ile ihtiyaçlarınızı karşılamanız gerekiyor. Ama bu tabiki ilerisi için harika bir tecrübe olarak kalıyor. Bu yazı vesilesiyle bize inanan ve destek olan bütün sponsorlarımıza tekrar teşekkür ederim.
6. Zaman yönetimi: Bir öğrenci için gönüllü olarak böyle bir işin altına girmesi hayatındaki öncelik sıralamalarının değişmesi, odaklanması gereken çok fazla konu olması anlamına geliyor. Okul, kulüp (etkinlik), startup stajı, sosyal çevre ve aile bu süreçte benim 5 odak noktamdı. Kulüp ve startup stajı zaman ayırmaktan en keyif aldığım kısımlardı, ama malesef sosyal çevre ve aileme yeterince zaman ayıramadım. Okul ise çok sevmesem de bir şekilde idare etmek zorunda olduğum noktaydı. Ve hepsine yetebilmek için harika bir planlamanın yanında bazen uykumdan bazen kendime ayıracağım zamandan fedakarlık gerektirdi.

Büyük bir risk aldığımızın farkındaydım ancak yeniden yapılanan bir kulüp, kısıtlı bütçe, düşük marka değeri ile şimdi baktığımda ne kadar büyük bir riskin altına girdiğimizi daha iyi anlıyorum. Bazen yarı yolda kaldığımızı, bazen başarmamızın çok zor olduğunu düşündük ancak küçükte olsa başarabilme ihtimalimiz bizi yolun sonunda harika bir bahar gününe çıkardı. Bana da Startup MockUp’ın ilk koordinatörü olmanın gururu, başarmış olmanın tarifsiz tatmini, ilerisi için güçlü bir network ve tecrübe ve harika takım arkadaşlıkları kaldı.

Biz 4. dönem Girişimcilik Kulübü Startup MockUp takımı olarak tohumu ektik, büyüdüğünü, ekosistem içinde yükselen bir değer olduğunu görmek dileğiyle..